Ngày 01/01/2015 Hiệu trưởng đã kí ban hành Quyết định số 17/QĐ-ĐHHL về việc thành lập các phòng, khoa, trung tâm trực thuộc Trường Đại học Hạ Long. Theo đó, có 23 phòng, khoa, trung tâm được thành lập, trong đó có phòng Hành chính - Quản trị.
Hiện nay Phòng được bố trí 15 viên chức, lao động làm việc tại 2 cơ sở trong đó: 07 biên chế và 08 hợp đồng lao đông.
Phòng Hành chính – Tổng hợp có 01 Trưởng phòng, chịu trách nhiệm chung các công việc của Phòng; 02 Phó Trưởng phòng, phụ trách trực tiếp 2 cơ sở.
Các chuyên viên, nhân viên bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện các công việc theo sự phân công của lãnh đạo phòng.
- Chức năng nhiệm vụ của Phòng Hành chính -Quản trị
Phòng Hành chính – Quản trị là đơn vị tham mưu, giúp Hiệu trưởng trong việc quản lí, tổng hợp, đề xuất ý kiến, tổ chức thực hiện các công việc về hành chính, tổng hợp, pháp chế, lễ tân, khánh tiết, đối ngoại (trong nước), quản trị cơ sở vật chất, an ninh trật tự, môi trường, điện nước.
Nhiệm vụ cụ thể:
Công tác hành chính:
Là đấu mối đón tiếp và tổ chức làm việc với các tổ chức, cá nhân ngoài trường đến quan hệ công tác với trường.
Chuẩn bị các điều kiện về cơ sở vật chất cho công việc hàng ngày của lãnh đạo.
Quản lý và phát hành các loại công văn, văn bản, tiếp nhận và phân phối báo chí, bưu phẩm. Quản lý con dấu của nhà trường.
Quán lý và điều phối tô tô phục vụ công tác của trường.
Chủ trì việc trang trí khánh tiết, tiến hành các công việc xã hội của và các cuộc thăm hỏi chúc mừng, xã giao, hiếu hỉ… có liên quan đến nhà trường.
Công tác tổng hợp:
Lập lịch công tác, báo cáo kết luận họp giao ban hàng tuần; tổng hợp công tác tuần, tháng, quý, năm.
Theo dõi và tổng hợp thông tin chung của nhà trường, tổng hợp công tác cơ sở vật chất, mua sắm trong toàn trường.
Công tác quản trị:
– Quản lí, bảo dưỡng cơ sở hạ tầng bao gồm: Toàn bộ hệ thống nhà cửa đất đai, sân vườn, hàng rào, đường sá, hệ thống cống rãnh, hệ thông cung cấp điện, nước, hệ thống điện thoại và các công trình công cộng khác.
Quản lý các kho tài sản, kho vật liệu, văn phòng phẩm. Tiến hành kiểm kê, đánh giá tài sản theo kế hoạch chung của nhà trường và chế độ quản lý tài sản của Nhà nước quy định.
Quản lý điều phối công tác trật tự, trị an trong toàn trường. Tổ chức thực hiện phòng cháy, chữa cháy, điều phối sử dụng điện, nước…